Onthaal van nieuwe medewerkers

Alle tips voor een perfect onthaal.

Het hoe, wat en waarom van een preventieonthaal

Wat zegt de wetgeving?

Het verwelkomen van nieuwe werknemers vormt een cruciaal onderdeel van het welzijnsbeleid in elke onderneming. De volledige regelgeving betreffende het onthaal van nieuwe medewerkers is te vinden in de codex over het welzijn op het werk, boek 1, titel 2 hoofdstuk III.
Hierin zijn verschillende verplichtingen vastgelegd voor de werkgever:

Een lid van de hiërarchische lijn wordt aangewezen om het onthaal te organiseren.
Deze persoon ondertekent een verklaring waarin staat dat het (verplichte) onthaal van de nieuwe medewerker is uitgevoerd.
De aangewezen persoon ziet erop toe dat de gegeven instructies worden nageleefd en dat de nieuwe werknemer alle informatie goed begrijpt.
Een nieuwe werknemer moet worden begeleid door een ervaren collega, aangeduid door de werkgever of een ander lid van de hiërarchische lijn.
De vorming moet aangepast zijn aan de werkpost/functie.
De vorming wordt aangepast aan de ontwikkeling van de risico's en het ontstaan van nieuwe risico's.

Indien de werkgever dit wenst, kan deze ook zelf het onthaal organiseren en alle documenten opmaken en ondertekenen.

De wettelijke normen bieden een kader voor het onthaal. Het is echter aan te raden verder te gaan dan wat verplicht is om een optimaal resultaat te behalen.

Hulp nodig bij de opmaak

van een onthaal?

Wie is verantwoordelijk?

Het opgestelde document/bewijs moet worden bijgehouden door de preventiedienst, zoals wettelijk verplicht volgens Art. II 6° van de codex (te vinden in boek 2). Ondanks de vele verantwoordelijkheden van de aangewezen persoon, draagt de werkgever nog steeds de eindverantwoordelijkheid.

Hoe ziet een onthaal eruit?

Het onthaal van een nieuwe werknemer op het gebied van veiligheid en preventie staat enigszins los van de rest van het onthaal. Het hoeft niet te gaan over vakantiedagen, overuren of verloning; dit verplichte onthaal omvat uitsluitend de noodzakelijke informatie op het gebied van preventie. Bij het onthaal draait het niet zozeer om de duur, maar om de inhoud.
Een goed onthaal voldoet aan de volgende criteria:

Belangrijke informatie wordt schriftelijk overhandigd als naslagwerk voor de medewerker.
Het onthaal is actueel en aangepast aan de functie die de werknemer zal vervullen.
De aangewezen persoon neemt rustig de tijd om de nodige uitleg te geven.
Er is ruimte en tijd voorzien om de nieuwe medewerker vragen te laten stellen.

Volgens Prevom zijn dit de minimale voorwaarden voor een geslaagd onthaal.

Wie doet het onthaal?

Maar wie is die ‘aangewezen persoon’ precies?
Over het algemeen gaat het hier om medewerkers met een leidinggevende rol, zoals managers, afdelingsverantwoordelijken, ploegbazen, … Het is raadzaam iemand te kiezen die (in zekere mate) dicht bij de nieuwe werknemer staat, waardoor het eenvoudiger wordt voor de aangewezen persoon om hun plicht te vervullen, namelijk het opvolgen van de inwerking van de werknemer op het gebied van veiligheid.
Vergeet ook niet dat er een ervaren medewerker aan de nieuwe werknemer moet worden toegewezen. Zorg ervoor dat dit een persoon is die een voorbeeldfunctie kan vervullen op het gebied van veiligheid. In de praktijk neemt dit vaak de vorm aan van een ‘peter/meter’-relatie tussen de nieuwe medewerker en een meer ervaren collega. Dit komt de inwerking van de nieuwe aanwinst zeker ten goede.

Wanneer moet het onthaal plaatsvinden?

Artikel I.2-21 van de codex spreekt over een “vorming” die moet plaatsvinden in de volgende situaties:

Dit betekent dat niet alleen nieuwe medewerkers in aanmerking komen voor een onthaal/vorming. Vergeet dus zeker niet om bij een interne promotie of functiewijziging ook een contactmoment te organiseren om volledig in orde te zijn met de regelgeving.

Wat staat er in het onthaaldocument?

Een onthaalbrochure heeft als hoofddoel belangrijke informatie op een zeer overzichtelijke manier over te brengen. Overlaad de nieuwe werknemer dus niet met 20 pagina’s aan tekst.

Zorg ervoor dat de inhoud van het document duidelijk, relevant en up-to-date is.
Een onthaaldocument is een belangrijk onderdeel van het veiligheidsbeleid in een onderneming. Daarom moet het een levend document zijn dat regelmatig wordt nagekeken en gewijzigd (indien nodig) om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer altijd de benodigde informatie krijgt om veilig te starten.
Blijf bij de essentie; het is niet de bedoeling om alles in één keer te behandelen. Het onthaaldocument moet alle fundamentele informatie behandelen en een sterke introductie bieden.

Maak de onthaalervaring nog beter

Inspanningen leveren bij het ontvangen van een nieuwe medewerker kan een sterk positief effect hebben op de veiligheid binnen jouw onderneming. Daarom loont het om nét dat stapje verder te gaan.
Loop met de nieuwe medewerker door de werkplek, leg uit waar (nieuwe) beschermingsmiddelen te vinden zijn, toon de nooduitgangen, de blusmiddelen en de verbandkast. Al deze kleine acties dragen bij aan een sterk en gezond veiligheidsbeleid.
Prevom staat jouw onderneming graag bij in het opstellen van een onthaalprocedure zodat jouw onderneming perfect voldoet aan de geldende wetgeving.

Op zoek naar duidelijkheid?

Wat staat er in een onthaalbrochure? Heeft elke functie een speciaal onthaal? Wat kost het om een onthaal te laten organiseren? Wanneer moet het onthaal plaatsvinden?

Prevom heeft de expertise die u zoekt.
Wij informeren u graag over de mogelijkheden!