Onthaal van nieuwe medewerkers
Het hoe, wat en waarom van een preventie-onthaal.
Wat zegt de wetgeving?
Het onthalen van nieuwe werknemers is een belangrijk deel van het welzijnsbeleid van elke onderneming.
De volledige regulering over het onthaal van nieuwe medewerkers kan men terugvinden in de codex over het welzijn op het werk in boek 1, titel 2 hoofdstuk III.
In deze wetgeving werden een aantal verplichtingen vastgelegd voor de werkgever.
- Er wordt een lid van de hiërarchische lijn aangeduid om een onthaal te organiseren.
- De aangewezen persoon moet een verklaring ondertekenen dat deze het (verplichte) onthaal van de nieuwe medewerker heeft uitgevoerd.
- De aangewezen persoon waakt er over dat de gegeven instructies worden nageleefd, en dat de nieuwe werknemer alle informatie goed begrepen heeft.
- De nieuwe werknemer moet worden begeleid door een ervaren werknemer die hiertoe wordt aangeduid door de werkgever of een ander lid van de hiërarchische lijn.
- De vorming dient aangepast te zijn aan de werkpost/functie.
- De vorming wordt aangepast aan de ontwikkeling van de risico’s en aan het ontstaan van nieuwe risico’s.
Indien de werkgever dit wenst, kan deze ook zelf het onthaal organiseren en alle documenten opmaken en ondertekenen.
De wettelijke normen vormen een kader voor het onthaal.
Uiteraard is het aangewezen om verder te gaan dan wat verplicht is om een optimaal resultaat te bekomen.
Wie is verantwoordelijk?
Het opgemaakte document/bewijs dient te worden bijgehouden door de preventiedienst.
Dit is wettelijk verplicht volgens Art. II 6° van de codex (terug te vinden in boek 2).
Hoewel het uit bovenstaande voorwaarden er op lijkt dat de aangewezen persoon veel verantwoordelijkheden heeft is het nog steeds de werkgever die de eindverantwoordelijkheid draagt.
Hoe ziet een onthaal er uit?
Het onthaal van een nieuwe werknemer op vlak van veiligheid en preventie staat in zekere mate los van de rest van het onthaal.
Er moet kortom niet gesproken worden over vakantiedagen, overuren of de verloning: dit verplicht onthaal omvat uitsluitend de noodzakelijke inlichtingen op vlak van preventie.
Bij het onthaal gaat het niet zo zeer over de duurtijd dan wel over de inhoud.
Een goed onthaal voldoet aan volgende punten:
- Belangrijke informatie wordt overhandigd op papier (als naslagwerk voor de medewerker)
- Het onthaal is up-to-date en aangepast aan de functie die de werknemer zal uitvoeren
- De aangewezen persoon neemt rustig de tijd om de nodige uitleg te geven
- Er is ruimte en tijd voorzien om de nieuwe medewerker vragen te laten stellen
Dit zijn volgens Prevom de minimumvoorwaarden voor een geslaagd onthaal.
Wie doet het onthaal?
Maar wie is die ‘aangewezen persoon’ nu precies? Algemeen genomen gaat het hier over medewerkers die een leidinggevende rol hebben. Denk aan managers, afdelingsverantwoordelijken, ploegbazen, …
Het is aan te raden iemand te kiezen die (in zekere mate) dicht bij de nieuwe werknemer staat. Dit maakt het eenvoudiger voor de aangewezen persoon om hun plicht te volbrengen, zijnde het opvolgen van de inwerking van de werknemer op vlak van veiligheid.
Vergeet ook niet dat er een ervaren medewerker moet worden toegekend aan de nieuwe medewerker. Zorg er steeds voor dat dit een persoon is die een voorbeeldfunctie kan uitoefenen op vlak van veiligheid.
In de praktijk neemt dit vaak de vorm aan van een peter/meter band tussen de nieuwe medewerker en een meer ervaren kracht. Dit komt de inwerking van de nieuwe aanwinst zeker ten goede.
Hulp nodig bij de opmaak
van een onthaal?
Wanneer moet het onthaal gebeuren?
De codex spreekt in artikel I.2-21 over een “vorming” die plaats moet vinden in volgende situaties:
- bij indienstneming;
- bij een overplaatsing of verandering van functie;
- bij de invoering van een nieuw arbeidsmiddel of verandering van een arbeidsmiddel;
- bij de invoering van een nieuwe technologie
Het komt er op neer dat niet alleen nieuwe medewerkers in aanmerking komen voor een onthaal/vorming.
Vergeet dus zeker niet om bij een interne promotie of functiewijziging ook een contactmoment te organiseren om volledig in orde te zijn met de regelgeving.
Wat staat er in het onthaaldocument?
Een onthaalbrochure heeft als hoofddoel om belangrijke informatie over te brengen op een zeer overzichtelijke manier.
Overspoel de nieuwe werknemer dan ook niet met 20 pagina’s aan tekst – zorg er voor dat de inhoud van het document duidelijk, relevant en up-to-date is.
Een onthaaldocument is een belangrijk deel van het veiligheidsbeleid in een onderneming. Daarom dient het ook een levend document te zijn dat regelmatig wordt nagekeken en gewijzigd (indien nodig) zodat de nieuwe werknemer steeds de informatie krijgt om veilig te starten.
Blijf wel bij de essentie – het is niet de bedoeling om alles in één keer te doen. Het onthaaldocument dient alle fundamentele informatie te overlopen en een sterke introductie te zijn.
Maak de onthaalervaring nog beter
Moeite doen in het ontvangen van een nieuwe medewerker kan een sterk positief effect hebben op veiligheid binnen uw onderneming.
Daarom loont het om nét dat stapje verder te gaan.
Loop met de nieuwe medewerker rond in de werkplek en leg uit waar (nieuwe) beschermingsmiddelen te vinden zijn, laat zien waar de nooduitgangen zich bevinden, toon de blusmiddelen en de verbandkast – al deze kleine acties samen dragen bij tot een sterk en gezond veiligheidsbeleid.
Prevom staat uw onderneming met plezier bij in het opstellen van een onthaalprocedure zodat uw onderneming perfect voldoet aan de geldende wetgeving.
Op zoek naar duidelijkheid?
Wat staat er in een onthaalbrochure? Heeft elke functie een speciaal onthaal? Wat kost het om een onthaal te laten organiseren? Wanneer moet het onthaal plaatsvinden?
Prevom heeft de expertise die u zoekt.
Wij informeren u graag over de mogelijkheden!