Réunion "boîte à outils": de la définition à la mise en œuvre
Tous les facteurs d'une réunion réussie en un coup d'œil.
Table des matières
Qu'est-ce qu'une réunion "boîte à outils"?
Une réunion « boîte à outils » est un bref moment où un concept de sécurité spécifique occupe le devant de la scène au sein d’une équipe ou d’un service. Au cours de cette réunion, des éléments visuels tels que des images, des vidéos ou des graphiques sont souvent utilisés, ainsi que des exemples concrets tirés de sa propre entreprise ou de son propre secteur d’activité. Ce qui distingue une réunion « boîte à outils » des réunions de prévention classiques, c’est l’approche interactive: les exemples et les concepts utilisés sensibilisent les employés et déclenchent une discussion productive. L’objectif est que chaque employé quitte la réunion avec une compréhension nouvelle ou renouvelée d’un aspect spécifique de la sécurité dans son travail quotidien.
À quoi ressemble une réunion "boîte à outils"?
Le contenu
En termes de contenu, la pertinence est primordiale: l’objectif est de couvrir un sujet qui reflète étroitement la réalité des employés participants. Par conséquent, il n’est pas idéal de faire participer une équipe de conducteurs de chariots élévateurs à une réunion sur l’ergonomie des bureaux, par exemple. Une réunion sur le levage de charges à l’aide d’un chariot élévateur dans un endroit où les rayonnages sont en hauteur est évidemment beaucoup plus intéressante. Des éléments visuels, tels que des photos de l’atelier, rendent le sujet abordé plus tangible. En effet, ces situations sont encore plus reconnaissables pour les employés que les exemples génériques. Une présentation PowerPoint peut être utilisée lors de la réunion « boîte à outils », qui se termine de préférence par des conseils concrets et des idées que les employés peuvent appliquer au quotidien pour un environnement de travail plus sûr.
Quelle est la durée d'une réunion "boîte à outils"?
Une bonne réunion « boîte à outils » dure environ quinze minutes ou un peu plus.
L’objectif est de transmettre un grand nombre d’idées et de conseils utiles en peu de temps : éviter que la réunion ne s’éternise sur la théorie et se concentrer sur la transmission d’informations utiles.
Pour faciliter la limitation de la durée, il est conseillé d’aborder au maximum un ou deux sujets lors d’une réunion boîte à outils.
Vous souhaitez aborder un sujet plus vaste? Essayez ensuite de diviser ces réunions en plusieurs réunions « boîte à outils » : cela maintiendra l’attention des participants et les idées sont souvent mieux retenues que lors d’une réunion plus longue couvrant plusieurs sujets.
Fréquence
Pour les entreprises certifiées par le VCA, l’organisation de réunions « boîte à outils » est obligatoire. La fréquence est déterminée par le niveau du VCA:
- VCA*: 4 fois par an
- VCA**: 10 fois par an
- VCA-P (pétrochimie) : 10 fois par an
Outre ces exigences minimales, il est recommandé d’organiser régulièrement des réunions de la boîte à outils afin de maintenir le traitement des sujets « frais » et le lien entre les réunions précédentes.
Rester simple
Une réunion « boîte à outils » efficace est concise et va droit au but. Évitez l’utilisation excessive de termes techniques et d’exemples compliqués. Le contenu doit être concret et se concentrer sur les points clés.
Veillez à ce que le contenu soit concret ; revoyez la réunion à l’avance et examinez-la du point de vue des participants. Quels sont les points essentiels à mettre en évidence? Le fait de bien mettre l’accent sur ce point contribue de manière significative à la qualité de la réunion « boîte à outils ».
À qui s'adresse une réunion "boîte à outils"?
L'organisateur
L’organisateur varie d’une entreprise à l’autre ; il peut s’agir d’un conseiller en prévention interne ou externe, d’un chef de chantier ou d’un chef de production. Il est important que l’organisateur comprenne bien la réalité de l’entreprise.
Les participants
Tous les employés sont tenus de participer à un certain nombre de réunions « boîte à outils » conformément à la norme du VCA. La qualité et la spécificité sont cruciales lors de la compilation des listes de participants. Une approche équilibrée, à la fois qualitative et quantitative, est plus efficace qu’un nombre limité d’assemblées générales.
Travaux dangereux
Les employés qui effectuent régulièrement des travaux dangereux ont tendance à organiser plus souvent des réunions « boîte à outils ». Les employés qui sont moins en contact avec des situations de travail dangereuses peuvent également bénéficier d’une formation périodique : un assistant administratif, par exemple, aurait tout intérêt à continuer à recevoir des informations de base sur les risques liés au lieu de travail.
Formel ou informel? Combinez!
Une réunion « boîte à outils » ne doit pas nécessairement se dérouler dans une salle de réunion formelle. Elle peut être tout aussi efficace sur le lieu de travail lui-même. Une réunion « boîte à outils » ne doit pas nécessairement impliquer une pléthore d’outils, de PowerPoint et de documents à distribuer. Trouver un équilibre entre les approches formelles et informelles peut en augmenter l’impact.
Par exemple, les sujets les plus abstraits et les plus complexes peuvent être abordés au bureau et guidés à l’aide d’un PowerPoint, tandis que dans l’atelier, des conseils plus concrets peuvent être échangés de manière informelle, comme par exemple le port de la ceinture de sécurité ou la manipulation correcte des équipements.
Lorsqu’un employé reprend son chariot élévateur, sa grue, son excavateur, etc. après 5 minutes, il peut immédiatement appliquer ces conseils pratiques dans la réalité de tous les jours.
Qu'en est-il des sous-traitants?
Les sous-traitants certifiés par le VCA sont tenus d’organiser leurs propres réunions d’information. Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’organiser des réunions « boîte à outils » pour les sous-traitants, cela peut s’avérer utile pour garantir une coopération sûre.
La formule du succès
Une bonne réunion de la boîte à outils…
- Durée courte (15-20 minutes)
- Est organisée régulièrement
- Est pertinent et va droit au but
- Couvre 1 ou 2 sujets
- Encourage l' interaction
- N'utilise les supports (diapositives, documents, ...) que s'ils sont vraiment utiles
- Peut se dérouler dans l'atelier ou dans une salle de réunion
- Les participants ne se sentent pas visés ou punis
- Fournir aux employés des conseils concrets ou des points d'action
Lorsqu’une réunion « boîte à outils » répond à tous ces critères, elle aura sans aucun doute un impact positif sur la sécurité au travail dans votre entreprise !
Besoin de clarté?
Est-il regrettable qu'une réunion "boîte à outils" prenne plus de temps? Dois-je garder une trace des personnes présentes? Quel est le coût d'une réunion "boîte à outils"? Que se passe-t-il si quelqu'un ne se présente pas?
Prevom propose des solutions sur mesure:
Nous nous ferons un plaisir de vous informer sur les possibilités qui s’offrent à vous!