Toolboxmeeting: van definitie naar uitvoering
Alle factoren voor een succesvolle meeting op een rij.
Inhoudsopgave
Wat is een toolboxmeeting?
Een toolboxmeeting is een (kort) moment waar een bepaald veiligheidsconcept in de kijker wordt gezet binnen een team of afdeling. Hier worden vaak begeleidende afbeeldingen, video’s of grafieken gebruikt alsook concrete voorbeelden uit het bedrijf in kwestie of een ander bedrijf in de sector.
Wat een toolboxmeeting onderscheidt van een conventionele preventie gerelateerde meeting is de interactieve insteek: de voorbeelden en concepten die men aanhaalt hebben de bedoeling om meer bewustzijn te creëren bij de medewerkers, en een productieve discussie op te starten.
Het is dus de bedoeling dat elke werknemer de meeting verlaat met een nieuw (of hernieuwd) inzicht in een bepaald veiligheidsaspect van hun dagdagelijkse activiteiten.
Hoe ziet een toolboxmeeting er uit?
De inhoud
Op vlak van inhoud komt relevantie op de eerste plaats: het is de bedoeling om een onderwerp te behandelen dat effectief aansluit bij de realiteit van de medewerkers die deelnemen aan de toolboxmeeting.
Daarom is het niet optimaal om een team vorkliftchauffeurs s ’ochtends een toolboxmeeting te laten volgen met ergonomie op kantoor als onderwerp: een meeting over het heffen van lasten met een vorklift die zich op een hoge plaats in een rek bevinden is natuurlijk een stuk interessanter.
Gebruik beeldmateriaal om het behandelde onderwerp tastbaar te maken: foto’s die getrokken worden op de werkvloer lenen zich hier uitstekend toe, omdat de situatie dan nóg herkenbaarder is voor de medewerkers dan een generisch voorbeeld.
Tijdens de toolboxmeeting kan bijvoorbeeld een powerpoint presentatie gebruikt worden – hier is het vaak interessant om deze te eindigen met een aantal concrete tips & inzichten die de medewerker elke dag kan toepassen om veiliger te werken.
Hoe lang duurt een toolboxmeeting?
Een goede toolboxmeeting duurt ongeveer een kwartier of net iets langer.
Het is de bedoeling om op korte tijd heel wat nuttige inzichten en tips mee te geven: voorkom dat de meeting te lang doorgaat over de theorie, en focus op het overbrengen van waardevolle informatie.
Om het eenvoudiger te maken om de lengte te beperken, is het aan te raden om maximaal één of twee onderwerpen aan te snijden in een toolboxmeeting.
Wil je toch een uitgebreider onderwerp aanpakken? Tracht dit dan op te splitsen in meerdere toolboxmeetings: zo behoudt men de aandacht van de bijwoners en blijven de inzichten vaak beter ‘plakken’ dan bij een langere meeting die meerdere onderwerpen behandelt.
Hoe vaak organiseer ik best een toolboxmeeting?
Voor VCA gecertificeerde bedrijven is het organiseren van een toolboxmeeting verplicht.
Hoe vaak een toolboxmeeting verplicht moet worden georganiseerd wordt bepaald door het VCA niveau:
- VCA*: 4x per jaar
- VCA**: 10x per jaar
- VCA-P (petrochemie): 10x per jaar
Hier gaat het uiteraard over minimumhoeveelheden: aarzel niet om meer toolboxmeetings te organiseren dan wat vanuit de VCA norm opgelegd wordt.
Frequent een toolboxmeeting organiseren houdt het behandeld onderwerp ‘vers’, en staat toe om bijvoorbeeld de link te leggen naar een vorige meeting wanneer er verder ingegaan wordt op een aanliggend onderwerp.
Hou het simpel
Een ideale toolboxmeeting is kort maar krachtig: hou het dan ook simpel.
Vermijd overdreven gebruik van technische en gecompliceerde termen, en ga niet te ver met het gebruik van voorbeelden en statistieken om een punt te maken. Doordrijven over hoe belangrijk een onderwerp is werkt wel eens contraproductief.
Daarnaast moet de inhoud ook heel concreet zijn: doorloop op voorhand de meeting opnieuw en verplaats je in de schoenen van een deelnemer.
wat zijn de kernpunten die naar voor komen?
Zorgen dat de nadruk juist gelegd wordt doet veel voor de kwaliteit van een toolboxmeeting.
Voor wie is een toolboxmeeting?
De organisator
Wie de toolboxmeeting precies organiseert verschilt van bedrijf tot bedrijf – dit kan een interne of externe preventieadviseur zijn, maar ook een werfleider of productiechef.
Het is vooral belangrijk dat de organisator een goed zicht heeft op de realiteit in het bedrijf – zo is de inhoud vaak relevanter en is de toolboxmeeting effectiever.
De deelnemers
Onder de VCA norm moeten alle werknemers verplicht aan een aantal toolboxmeetings deelnemen – daarom kan het verleidelijk zijn om het verplichte aantal toolboxmeetings te organiseren met een algemeen onderwerp, waar alle werknemers worden verwacht deel te nemen.
Dit is uiteraard niet aan te raden: De toepasselijkheid op de realiteit en de specificiteit van een toolboxmeeting zijn net belangrijk voor de kwaliteit en effectiviteit ervan.
Kortom is bij het samenstellen van een deelnemerslijst zowel kwaliteit én kwantiteit van belang.
Het organiseren van een grotere hoeveelheid toolboxmeetings is uiteindelijk toch efficiënter dan een beperkt aantal overkoepelende meetings met veel deelnemers.
Een kleiner publiek maakt het ook eenvoudiger om de meetings kort en relevant te houden, wat tijdsverlies minimaliseert.
Gevaarlijke arbeid
Uiteraard worden er voor zij die regelmatig gevaarlijke arbeid verrichten vaker toolboxmeetings georganiseerd.
Het risico op ongevallen en incidenten is bij deze doelgroep groter, dus zijn toolboxmeetings een handige tool om dit toch te minimaliseren.
Daarnaast is het nuttig om medewerkers die minder in contact komen met gevaarlijke arbeidssituaties regelmatig toe te spreken: Een administratief medewerker heeft er bijvoorbeeld veel baat bij om toch regelmatig enkele basisinzichten te krijgen over de gevaren op de werkvloer.
Als deze zich dan toch in een productiehal of magazijn zou bevinden, weten zij ook hoe dit op een veilige en verantwoorde manier kan gebeuren.
Formeel of informeel? Combineer!
Het is niet altijd beter om een toolboxmeeting te organiseren in een kille meetingruimte ver van de realiteit.
Een toolboxmeeting kan ook plaatsvinden op een veilige (en liefst niet al te luidruchtige) plaats in een productiehal, magazijn, werf, …
Een toolboxmeeting hoeft dus niet telkens uitgevoerd worden met tal van hulpmiddelen, powerpoints en hand-outs.
Medewerkers aanspreken op hun eigen territorium komt vaak een stuk beter over dan dat ze bij wijze van spreke ‘op het matje geroepen’ worden op het hoofdkantoor om een saaie meeting bij te wonen met een hoop vragenlijsten en ongemakkelijke stiltes.
Zoek zelf een gezonde balans tussen formele en informele meetings.
Zo kan men bijvoorbeeld meer abstracte en complexe onderwerpen aansnijden op kantoor en wél begeleiden met een powerpoint, maar op de werkvloer meer concrete tips meegeven op een informelere manier over bv. gordeldracht of het hanteren van apparatuur.
Als een medewerker 5 minuten later terug in zijn vorklift/kraan/graafmachine/… stapt, kunnen ze die tips onmiddellijk in de realiteit omzetten.
Wat met onderaannemers?
Als een onderaannemer of contractor VCA gecertificeerd is, moet deze zelf ook verplicht toolboxmeetings organiseren voor hun medewerkers.
Het is dus absoluut niet verplicht om ook toolboxmeetings te organiseren voor onderaannemers.
Dit kan uiteraard wel interessant zijn – als men veel/regelmatig (samen-)werkt met onderaannemers, is het uiteraard van belang dat zij op een zo veilig mogelijke manier arbeiden naast en met uw eigen werknemers.
Het kan dus zeker geen kwaad om onderaannemers (vrijwillig) deel te laten nemen aan een toolboxmeeting samen met uw eigen medewerkers.
De succesformule
Een goede toolboxmeeting…
- Is kort (15-20 minuten)
- Wordt frequent georganiseerd
- Is to-the-point en relevant
- Behandelt 1 of 2 onderwerpen
- Zorgt voor interactie
- Gebruikt alleen hulpmiddelen (slides, handouts, ...) als ze echt nuttig zijn
- Kan zowel op de werkvloer als in een meetingruimte plaatsvinden
- Geeft de deelnemers niet het idee geviseerd of gestraft te worden
- Geeft de medewerkers concrete tips of actiepunten mee
Als de toolboxmeeting aan al deze punten voldoet heeft deze zeker een positieve impact op de veiligheid op de werkvloer in uw onderneming!
Op zoek naar duidelijkheid?
Is het erg dat een toolboxmeeting langer duurt? Moet ik bijhouden wie aanwezig was? Wat kost een toolboxmeeting? Wat als iemand niet komt opdagen?
Prevom heeft oplossingen op maat:
Wij informeren u graag over de mogelijkheden!